Munkaszervezés az irodában és az otthoni irodában

és Sabine Schrör, orvosi újságíró Frissítve

Dr. Andrea Bannert 2013 óta dolgozik anál. A biológia doktora és az orvostudomány szerkesztője kezdetben kutatásokat végzett a mikrobiológiában, és a csapat szakértője az apró dolgokban: baktériumokban, vírusokban, molekulákban és génekben. Szabadúszóként dolgozik a Bayerischer Rundfunk és különböző tudományos magazinoknál, és fantasy regényeket és gyermekmeséket ír.

További információ a szakértőiről

Sabine Schrör szabadúszó író a orvosi csapatában. Kölnben üzleti adminisztrációt és public relations tanulmányokat folytatott. Szabadúszó szerkesztőként több mint 15 éve otthon van a legkülönfélébb iparágakban. Az egészség az egyik kedvenc témája.

További információ a szakértőiről A összes tartalmát orvosi újságírók ellenőrzik.

Akár az otthoni irodában, akár az irodában a helyszínen: A jó munkaszervezés elengedhetetlen ahhoz, hogy a mindennapi irodai élet hatékony és stresszmentes legyen. De hogyan sikerül értelmesen strukturálnia feladatait az e-mailek, telefoncsörgések, találkozók és magánzavarások között? Itt választ talál erre a kérdésre, és megtudhatja, hogy milyen tippek és eszközök könnyítik meg a napi irodai munkát.

Munkaszervezés: kevesebb stressz, nagyobb hatékonyság

Valószínűleg ismeri ezt a helyzetet: Az íróasztalánál ül, és éppen teljesen magába szívta magát egy fontos feladatban. Hirtelen egy kolléga áll az ajtóban, és beszél hozzá. Vagy csörög a telefonja - a főnöke áll a vonalon. Vagy a postaládája új üzenetet jelent. Ön már kiszakadt a koncentrált munkából, és át kell gondolnia prioritásait.

Az otthoni irodában sok más figyelemelterelési forrás is megtalálható. A gyerekek segítséget kérnek a házi feladatokhoz, a mosogatógépet ki kell üríteni, az ebéd nem főz magától, és, és, és.

A példák azt mutatják: a figyelemelterelés és a stressz a mindennapi munka része, különösen az otthoni irodában. Értelmes munkaszervezéssel azonban sokat lehet tenni azért, hogy a stressz ne kerüljön ki a kezéből, és nyugodtan és hatékonyan végezhesse a dolgát.

meg a prioritásokat

Hogyan lehet jól felépíteni az irodai vagy otthoni irodai munkát? A prioritások meghatározásával. Rendezze a következő feladatokat fontosság és sürgősség szerint. Például A -tól D -ig:

• Egy feladat fontos és sürgős, azaz időkritikus
• B feladatok fontosak, de nem sürgősek
• A C feladatok kevésbé fontosak, de sürgősek
• A D feladatok kevésbé fontosak és nem sürgősek

Most határozza meg, hogy mely feladatokat fogja maga elvégezni, és melyeket delegál, ha szükséges. Ezután állítsa időrendi sorrendbe a feladatait, és ennek megfelelően végezze el azokat.

Idő beosztás

Az idő értékes áru. Minél hatékonyabban használja fel munkaidejét, annál több hely jut más dolgokra. Ezenkívül csökkenti a személyes stresszt, ha nem kell rohannia, hogy továbblépjen a munkájához, hanem egy jól átgondolt ütemterv alapján dolgozzon. A legjobb, ha megnézi a szokásos feladatait, és megjegyzi, hogy mennyi időre van szüksége egy feladathoz. Ez az áttekintés jó alap a strukturált napi és heti tervezéshez.

Napi és heti tervezés

Érdemes napi és heti terveket készíteni a prioritási lista és a feladat / idő elemzés alapján. Ezek az áttekintések világos struktúrát adnak a munkanapnak, és biztonságot nyújtanak, hogy semmit ne felejtsen el, és hatékonyan használja fel a munkaidőt:

• A napi ütemtervben határozza meg a napszakokat, amikor bizonyos feladatokat el szeretne végezni. Talán inkább délután telefonál, mint reggel? Vagy, ahogy a tapasztalatok azt mutatják, a hajnali órákban koncentrál a leginkább? Ha lehetséges, ezt vegye figyelembe a tervezés során.Csomagolja össze a hasonló feladatokat feladatcsoportokba, és rendeljen hozzájuk meghatározott időréseket. Szintén határozottan tervezze meg a szüneteket, és ügyeljen az idő pufferekre, amelyek lehetőséget adnak váratlan feladatokra.
• A heti ütemterv áttekintést ad a hét során esedékes összes feladatról. A legjobb, ha minden pénteken elkészíti az egész következő héten. Ügyeljen arra, hogy ide is tartalmazzon időpuffereket! Alapszabály: tervezze meg a rendelkezésre álló munkaidő legfeljebb 80 százalékát. A fennmaradó 20 százalék ad hoc munkára áll rendelkezésre.

További tippek az otthoni irodához

Azok, akik rendszeresen otthon dolgoznak, további kihívásokkal néznek szembe a munkaszervezés szempontjából. A munka és a magánélet térbeli szétválasztásának hiánya miatt nagy akadály, hogy a munka során szigorúan el kell különülni a magánélettől. Ha ez nem sikerül, nagy a kockázata annak, hogy elakadnak, és elveszítik a fókuszt a szakmai és családi igények között. Mivel otthon sokkal több lehetőség van a figyelemelterelésre, mint a helyszíni irodában: csak kapcsolja be közben a mosógépet, csak porszívózza fel röviden, vagy végül hívja újra a nagymamát - a kísértések sokfélék. Különösen akkor, ha nem vagy egyedül az otthoni irodában, de a párod is otthon dolgozik, és a gyerekek otthon tanulnak.

Van azonban néhány tipp és trükk, amelyek segítenek abban, hogy koncentráltan és strukturáltan dolgozzon otthoni irodájában.

Világosan határozza meg és tartsa be a munkaidőt

Határozza meg pontosan, hogy mikor dolgozik, és mikor tart szüneteket. Beszélje meg menetrendjét a családdal, és állapodjon meg abban, hogy munkaidőben nem zavarják. Kis rituálék segíthetnek. Például gondoskodjon arról, hogy a „Ne zavarjanak” üzenet akkor is érvényes legyen, amikor a dolgozószoba ajtaja zárva van.

Tervezze meg professzionálisan munkahelyét

Ha otthon dolgozik, fontos, hogy gyorsan tudjon privát módról munkahelyi módra váltani. Külön, professzionálisan berendezett munkaállomás segít. A saját tanulmánya természetesen ideális. De még akkor is, ha a konyhaasztal az otthoni irodája, néhány trükköt használhat a munkahelyi légkör megteremtéséhez. Például üljön mindig ugyanazon a helyen, és használjon irodai széket. Az irodai eszközök, például lyukasztók és tolldobozok irodai hangulatot teremtenek. Az is hasznos, ha nem ülünk a számítógép előtt sportnadrágban vagy pizsamában, hanem úgy öltözünk, mintha az irodába mennénk.

Hozzon létre rituálékat

Kezdje munkanapját egy személyes rituáléval, és fejezze be egy másikkal. Ez megkönnyíti a szerepváltást. A fantáziádnak nincs határa. Próbálja ki, hogy mi működik a legjobban az Ön számára.

Állítson be egy második telefonszámot

A szakmai és magánélet szétválasztásakor a szakmai hívásokra szolgáló külön telefonszám is segít. Így a magánhívások nem vonják el a figyelmét a munkájáról.

Egészséges munka és magánélet egyensúly

Az értelmes munkaszervezésen kívül egy dolog különösen fontos a stressz elkerülése vagy csökkentése érdekében: a munka és a szabadidő közötti egészséges kapcsolat, a munka és a magánélet egyensúlya. Ha erre figyel, és jól strukturálja a munkáját az otthoni irodában és a helyszíni irodában, akkor egészségtelen stresszt kínál.

Címkék:  tizenéves fitness magazin